Was eine „HACCP-App“ ersetzt — und was nicht
Eine HACCP-App oder HACCP-Software nimmt Aufzeichnungen auf: Temperaturen, Reinigung, Wareneingang. Sie ersetzt nicht die Festlegungen dahinter. Die Verordnung (EG) Nr. 852/2004 verpflichtet den Lebensmittelunternehmer, ein Verfahren auf Grundlage der HACCP-Grundsätze einzurichten, durchzuführen und aufrechtzuerhalten (Art. 5 Abs. 1). Welche Gefahren es gibt, wo kritische Kontrollpunkte liegen und welche Grenzwerte gelten, entscheidet der Betrieb. Wie ein Konzept entsteht, zeigt der Artikel HACCP-Konzept erstellen.
Die vier Wege im Vergleich
Die Tabelle beschreibt die Wege allgemein, ohne bestimmte Anbieter oder Preise. Wo es auf den Anbieter ankommt, steht „je nach Anbieter“ — das sind die Punkte, die Sie vor einer Entscheidung klären sollten.
| Kriterium | Papier | Excel/Tabelle | Berater/Dienstleister | Software/App |
|---|---|---|---|---|
| Einstieg | Formulare ausdrucken, sofort startklar. | Vorlage laden und anpassen; Excel-Grundkenntnisse nötig. | Auftrag und Terminabstimmung, bevor etwas entsteht. | Einrichtung und Einarbeitung; meist Smartphone oder Tablet im Betrieb. |
| Laufende Kosten | Druck, Ablage und vor allem Arbeitszeit. | Arbeitszeit; keine Lizenz über das vorhandene Excel hinaus. | Honorar nach Aufwand; Angebot einholen. | Abo- oder Lizenzpreis, je Anbieter verschieden; Preise vergleichen. |
| Eintragen im Alltag | Direkt am Gerät mit Stift, ohne Technik. | Am PC; am Gerät nur mit Tablet oder späterem Übertragen. | Die täglichen Aufzeichnungen bleiben beim Betrieb. | Am Smartphone oder Tablet möglich, je nach Anbieter. |
| Erinnerung an Kontrollen | Keine; Disziplin im Team. | Nur mit eigener Formel oder Kalender. | Nach Vereinbarung. | Je nach Funktion des Anbieters — vorher prüfen. |
| Suchen und Auswerten | Blättern in Ordnern. | Filter und Auswertung in der Tabelle. | Über Berichte des Beraters. | Suche und Auswertung je nach Anbieter. |
| Nachvollziehbarkeit von Änderungen | Durchgestrichenes bleibt sichtbar. | In einer einfachen Datei nicht protokolliert. | Betrifft die Unterlagen des Beraters, nicht Ihre Einträge. | Je nach Anbieter ein Änderungsprotokoll — prüfen. |
| Mehrere Standorte | Ein Ordner je Standort, Einsammeln per Hand. | Dateien je Standort, Zusammenführen per Hand. | Je nach Auftrag. | Zentrale Sicht möglich, je nach Anbieter. |
| Fachliche Inhalte | Liefert der Betrieb. | Liefert der Betrieb. | Fachliche Erstellung und Schulung durch den Berater. | Vorlagen je Anbieter; die Festlegungen des Betriebs ersetzen sie nicht. |
Wann welcher Weg passt
- Papier passt, wenn ein Betrieb wenige Kontrollen führt, am Gerät ohne Technik arbeitet und die Ablage verlässlich funktioniert.
- Excel passt, wenn jemand im Betrieb die Tabelle pflegt und alle Einträge an einem PC erfolgen können. Mit einer Excel-Vorlage für die Blätter ist der Einstieg ohne Anschaffung möglich.
- Ein Berater oder Dienstleister passt, wenn das Konzept erst entstehen muss oder Fachwissen im Betrieb fehlt. Die täglichen Aufzeichnungen führt der Betrieb auch dann selbst.
- Software passt, wenn mehrere Personen oder Standorte eintragen, Erinnerungen gebraucht werden oder Auswertungen wichtiger werden als die Ablage. Dann entscheiden die Details des Anbieters.
Worauf Sie bei einer HACCP-App achten sollten
- Eintrag am Arbeitsplatz: Funktioniert die Erfassung dort, wo gemessen wird, auch bei schlechtem Empfang?
- Nachweisform: Lässt sich der Nachweis in der Form ausgeben, die Ihre Lebensmittelüberwachung verlangt (Art. 5 Abs. 4 Buchst. a)?
- Änderungen: Sind spätere Änderungen an Einträgen sichtbar?
- Eigene Festlegungen: Kann der Betrieb Soll- und Grenzwerte selbst eintragen, statt vorgegebene zu übernehmen?
- Daten: Wo werden die Daten gespeichert, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
- Ausstieg: Lassen sich die Aufzeichnungen exportieren, wenn Sie den Anbieter wechseln?